Lên lịch làm việc với Google Calendar

Google với ứng dụng Calendar giúp người dùng sắp xép lịch trình hợp lý cho các buổi họp, buổi thuyết trình hay hạn chót dự án mà có thể bình thường bạn sẽ quên.

Nhiều người trong chúng ta sẽ quên mất lịch biểu ví dụ như lịch họp, các cuộc hẹn và hạn chót của dự án. Và nếu không có những công cụ thích hợp, việc quản lý lịch có thể khiến bạn đau đầu.
Ứng dụng Calendar của Google có một số tính năng giúp bạn giảm bớt đau đầu khi lập kế hoạch – tương thích với lịch khác, có khả năng truy cập di động và chia sẻ lịch biểu, và còn có một số ít các công cụ và thủ thuật hữu ích khác mà bạn có thể không biết.

Hãy tìm hiểu cách thức các tính năng này giúp bạn giảm thời gian lập kế hoạch và tăng năng suất của bạn:

1. Phím tắt.

Các phím tắt có thể là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời, nếu bạn biết sử dụng chúng hợp lý. Cũng giống như các phím tắt của Gmail, Google Calendar đã có thiết kế của riêng nó để giúp bạn kiểm soát lịch hẹn, các cuộc họp và quản lý sự kiện của bạn. Để xem danh sách đầy đủ các phím tắt, mở Google Calendar của bạn và nhấn "Ctrl +?".
Dưới đây là sáu phím tắt bạn có thể sử dụng nhiều nhất :

• Tạo sự kiện: Nhấn "c"
• Di chuyển để xem lịch trình ngày hôm nay: Nhấn "t"
• Hiển thị lịch của bạn trong chế độ xem "Day": Nhấn "1" hoặc "d"
• Hiển thị lịch của bạn trong chế độ xem "Week": Nhấn "2" hoặc "w"
• Hiển thị lịch của bạn trong chế độ xem "Month": Nhấn "3" hoặc "m"
• Xem lịch cài đặt: Nhấn "s"

 2. Tự động từ chối cuộc hẹn

Nếu bạn có dự định đi nghỉ hoặc bạn có một cam kết trước đó, một công cụ tiện dụng trong các phòng thí nghiệm của Google Calendar là "Automatically declining events – Tự động giảm sự kiện ". Để bật tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng dụng cụ ở phía trên bên phải màn hình của bạn và chọn "Labs". Nhấp vào "Enable – Cho phép" bên cạnh nó, sau đó "Save – Lưu" ở dưới cùng của trang.
Tính năng này cho phép bạn chặn thời gian trong lịch của bạn khi biết bạn sẽ không rảnh vào thời gian đó. Khi ai đó gửi cho bạn một lời mời cho một sự kiện trong khoảng thời gian này, Google Calendar sẽ tự động từ chối nó.

3. Sắp xếp lại sự kiện dễ dàng.

Lập kế hoạch một cuộc họp hoặc sự kiện tại một thời điểm mà có thể làm cho tất cả mọi người cảm thấy phiền. Một trong những tính năng tiện dụng trong các phòng thí nghiệm Google Calendar mà nhằm mục đích để làm cho quá trình này dễ dàng hơn là "Smart Rescheduler – Người lập lịch trình thông minh".
Đây là một công cụ giúp bạn sắp xếp lại một sự kiện bằng cách phân tích lịch trình của mọi người, đánh giá xung đột, kiếm được các phòng hội nghị và đề xuất thời gian họp tốt nhất.

Để sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh ở phía trên bên phải màn hình của bạn và chọn "Labs". Nhấp vào "Enable" bên cạnh nó, sau đó "Save" ở dưới cùng của trang. Một khi "Smart Rescheduler" được kích hoạt, chọn một sự kiện mà bạn muốn sắp xếp lại, sau đó bấm vào nút "Find a new time ... – Tìm một thời gian mới…". Sau đó bạn sẽ thấy một danh sách sắp xếp nhứng thời gian có thể cho các cuộc họp, hội nghị và đặt lại chỗ phòng hội thảo gần đó.
Bạn có thể tinh chỉnh kết quả bằng cách đánh dấu những người tham dự tùy ý, thay đổi thời gian họp, bỏ qua những mâu thuẫn nhất định hoặc quy định cụ thể thời gian sớm nhất và mới nhất mà bạn muốn. Các kết quả sẽ được cập nhật để phản ánh các yêu cầu mới của bạn.

4. Thêm tập tin đính kèm với sự kiện

Cũng trong phần Labs, ở mục "Event attachments – Đính kèm các sự kiện" nhấp vào "Enable", sau đó "Save", bạn có thể chia sẻ tài liệu với những người tham dự cuộc họp
Phòng thí nghiệm “Event attachments” là một tính năng thử nghiệm cho phép bạn đính kèm một tài liệu Google, bảng tính trong Excel, bản thuyết trình sự kiện, hoặc tải lên một tập tin từ máy tính của bạn. Lưu ý rằng nếu bạn đang chia sẻ một tài liệu Google, bạn phải cho phép họ truy cập để xem nó.

Một khi bạn kích hoạt phòng thí nghiệm "Event attachments", một liên kết "Add attachment –Thêm vào tập tin đính kèm" sẽ xuất hiện bên dưới mô tả sự kiện: “Click this to browse your Google Docs or upload a file from your computer - Click vào đây để duyệt Google Docs hoặc tải lên một tập tin từ máy tính của bạn”.

5. Thêm sự kiện vào Google Calendar qua SMS

Ứng dụng này tốt cho bạn nếu bạn đang ở sân bay và quên việc lập lịch trình cho một cuộc họp vào Google Calendar hoặc bạn không có dịch vụ Internet tốt. Bạn có thể thêm các sự kiện qua điện thoại di động của bạn với một vài bước nhanh.

Đầu tiên, từ máy tính của bạn, đăng nhập vào tài khoản Google Calendar của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh ở phía trên bên phải màn hình của bạn và chọn "Calendar Settings – Cài đặt lịch". Sau đó nhấp vào thẻ "Mobile Setup" và nhập quốc gia của bạn, số điện thoại và nhà cung cấp. Gmail sẽ gửi một mã xác nhận vào điện thoại di động của bạn, nhập mã và bấm vào nút "Finish setup – Kết thúc cài đặt”.
Sau khi cài đặt hoàn tất, bạn có thể đính các sự kiện vào lịch của bạn bằng cách gửi tin nhắn chi tiết về sự kiện của bạn qua điện thoại di động (chẳng hạn như, hẹn gặp nha sĩ lúc 1h chiều ngày 20/04 để… Bạn sẽ nhận được ngay một tin nhắn văn bản ngắn xác nhận, và sự kiện này sẽ xuất hiện trong lịch của bạn

VTCNews (Theo PCWorld)